8 Bí quyết Giao Tiếp Hiệu Quả Tại Nơi Làm Việc

8 bí quyết giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc

Bạn đã từng chơi trò "tam sao thất bản" bao giờ chưa? Khi một thông điệp được truyền từ người này sang người khác rồi tiếp tục đi qua nhiều người, nó có thể bị bóp méo đến mức không còn nhận ra được. Đối với một trò chơi, điều đó có thể vui. Nhưng đối với một doanh nghiệp, thì hoàn toàn không.

Ở một mức độ nào đó, thành công trong kinh doanh có thể được xem là một phản ứng dây chuyền của các sự kiện có liên kết, đan xen với những yếu tố độc lập khác, nơi mà kế hoạch và chiến lược tốt nhất vẫn có thể va chạm với các lực tác động bất ngờ từ bên trong lẫn bên ngoài. Bất kỳ thời điểm nào cũng luôn có vô số yếu tố vận hành phức tạp đòi hỏi những điều chỉnh nhỏ hoặc thậm chí thay đổi hoàn toàn so với định hướng ban đầu.

Nhu cầu thích ứng liên tục khiến các nhà lãnh đạo cảm thấy choáng ngợp, nhưng việc xây dựng một văn hóa giao tiếp hiệu quả trong tổ chức đồng nghĩa với việc họ có thể nhận được sự đóng góp và hỗ trợ từ nhiều nguồn khác nhau - những người hiểu rõ mục tiêu chung, tất nhiên, nếu chúng ta sẵn lòng lắng nghe. Một lợi ích lớn của việc duy trì văn hóa giao tiếp hiệu quả là chúng ta có thể thu thập ý kiến từ nhân viên và đội ngũ, điều này không chỉ giúp định hướng quyết định mà còn tạo sự đồng thuận và thấu hiểu các lý do đằng sau việc điều chỉnh nhiệm vụ hoặc dự án.

Trong một nghiên cứu của Dale Carnegie, các nhà lãnh đạo đã xếp giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là một trong ba yếu tố hàng đầu mà họ tin là có ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc cải thiện năng suất của đội ngũ. Cũng trong nghiên cứu đó, 80% thành viên thuộc các nhóm hiệu suất cao (những nhóm đã vượt mục tiêu trong năm vừa qua) cho biết họ nhận được sự giao tiếp cởi mở và minh bạch từ lãnh đạo của mình, so với con số 61% ở tất cả các nhóm còn lại. Những con số này cho thấy rằng kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc vẫn còn nhiều tiềm năng để cải thiện và phát triển, và đồng thời có thể ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ thành công của đội ngũ cũng như doanh nghiệp.

Giao tiếp hiệu quả là gì?

Giao tiếp hiệu quả bắt đầu bằng tư duy rõ ràng. Điều quan trọng là chúng ta phải hiểu rõ mình muốn nói gì hoặc muốn truyền đạt điều gì, đồng thời phải xác định được các mục tiêu hoặc kết quả mong muốn trước khi chúng ta bắt đầu trao đổi. Khi chuẩn bị và xem xét kỹ lưỡng bối cảnh của tình huống, chúng ta có thể giao tiếp một cách rõ ràng, súc tích và giảm thiểu cái gọi là "sự nhiễu loạn thông tin" không cần thiết. Điều này bao gồm việc thấu hiểu và tiếp cận sao cho phù hợp với người nghe, đúng theo mức độ hiểu biết và nhu cầu thực tế của họ, thay vì nói theo kỳ vọng chủ quan của chúng ta, và chỉ nói những gì thực sự cần nói.

Giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc cũng đồng nghĩa với việc đảm bảo người khác hiểu đúng thông điệp (tức là theo đúng ý bạn muốn truyền đạt) để họ có thể hành động phù hợp. Và chắc chắn họ sẽ hành động. Theo một báo cáo của McKinsey, những nhân viên được tham gia vào các hoạt động giao tiếp hiệu quả và đầy đủ thông tin có khả năng tăng năng suất làm việc cao gấp năm lần so với những người còn lại.

Vậy, làm thế nào để giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc?

8 bí quyết để giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh

Chủ động lắng nghe

Trong nghiên cứu đã đề cập trước đó Dale Carnegie, "giao tiếp kém hoặc không giao tiếp", "thiếu lắng nghe", và "thiếu hợp tác" là những nguyên nhân phổ biến dẫn đến sự không hài lòng của nhân viên đối với đội ngũ và người lãnh đạo. Lắng nghe chủ động có nghĩa là tập trung hoàn toàn vào những gì người khác đang nói, cam kết lắng nghe mà không ngắt lời hay vội vàng phản hồi.

Lắng nghe chủ động đòi hỏi sự chủ động chú tâm thực sự, bao gồm việc duy trì giao tiếp bằng mắt, gật đầu hoặc thể hiện sự thấu hiểu, và tránh hoàn toàn việc ngắt lời. Điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn cao, cho phép người khác nói mọi điều họ muốn mà không vội vàng chen ngang bằng lời khuyên.

Chọn đúng thời điểm và kênh giao tiếp

Có rất nhiều cách để giao tiếp tại nơi làm việc - trực tuyến, trực tiếp, email, tin nhắn, trao đổi mặt đối mặt,... Tiếp đến là tần suất giao tiếp - hàng giờ, hàng ngày, hàng tuần,... Mỗi nhân viên và đội ngũ sẽ có một phương thức và nhịp độ ưa thích mà họ xem là “hiệu quả”. Việc tìm ra cách thức phù hợp và lựa chọn đúng kênh giao tiếp đòi hỏi sự cân bằng: vừa cần xác định sở thích của từng cá nhân, đồng thời đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu của dự án hoặc nhiệm vụ đang thực hiện.

Nghiên cứu năm 2023 của Dale Carnegie đã chỉ ra rằng, tương tác thường xuyên là dấu hiệu đặc trưng của các đội nhóm hoạt động hiệu quả. Cụ thể, có đến 87% nhân viên trong các nhóm này cho biết họ tương tác với các đồng đội mỗi ngày. Không chỉ tần suất, phương thức giao tiếp diễn ra cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả. Nghiên cứu cho thấy 89% lãnh đạo ưu tiên giao tiếp qua các nền tảng trực tuyến (Slack, Zoom,...), trong khi chỉ 61% nhân viên cảm thấy phù hợp với các thức này. Khoảng cách này cho thấy việc lựa chọn kênh giao tiếp phù hợp có thể cải thiện năng suất, hiệu quả làm việc và tạo ra sự đồng thuận trong đội nhóm. 

Xét cho cùng, vì các đội nhóm hiệu suất cao phải giao tiếp với tần suất dày đặc (hàng ngày), nên chúng ta chắc chắn mong muốn rằng quá trình giao tiếp đó phải là một trải nghiệm tích cực cho tất cả các thành viên.

Đặt câu hỏi

Nguyên tắc thứ 25 của Dale Carnegie nói rằng: “Đặt câu hỏi gợi ý thay vì đưa ra mệnh lệnh”. Ví dụ, khi một đội nhóm không đạt được mục tiêu, sẽ tốt hơn nếu đặt câu hỏi để tìm hiểu cách họ suy nghĩ và quy trình họ đã thực hiện sẽ mang lại hiệu quả cao hơn thay vì chỉ đơn giản là bảo họ cách làm trong lần tiếp theo. Giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh thông qua việc đặt câu hỏi giúp chúng ta hiểu rõ hơn các góc nhìn khác nhau, từ đó tăng mức độ đồng thuận, thúc đẩy sự tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề, đồng thời mở ra cơ hội phát triển và suy ngẫm, dẫn đến hành động tích cực hướng đến kết quả mong muốn.

Hãy tránh các câu hỏi chỉ cần trả lời là “có” hoặc “không”. Bạn sẽ khám phá ra nhiều điều hơn về người khác khi để họ có cơ hội nói. Nếu lãnh đạo cần đưa ra hướng dẫn trực tiếp, hãy dành thời gian để nhân viên và đội nhóm đặt câu hỏi tiếp theo. Thử diễn đạt theo cách “Bạn có những câu hỏi nào?”, thay vì “Bạn có câu hỏi gì không?” - sự khác biệt tinh tế này có thể khơi gợi các cuộc thảo luận sâu sắc và hữu ích hơn.

Chú ý đến sự khác biệt

Nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn khi họ cảm thấy an toàn về mặt tâm lý. Điều này có nghĩa là họ đủ thoải mái để chấp nhận các rủi ro tương tác xã hội trong môi trường đội nhóm của mình. Những rủi ro này có thể bao gồm việc đưa ra một ý tưởng mới hoặc đơn giản là vượt qua nỗi sợ trông “ngớ ngẩn” khi lên tiếng đặt một câu hỏi. Chúng ta phải tự hỏi rằng: đã có bao nhiêu ý tưởng tuyệt vời không bao giờ được lắng nghe chỉ vì sự thiếu an toàn tâm lý này!

Hãy nhớ rằng tất cả mọi người đều khác biệt và đều xuất thân từ những hoàn cảnh, trải nghiệm riêng biệt. Chúng ta cần thể hiện sự thấu cảm và nhìn nhận vấn đề từ góc nhìn của người khác. Bối cảnh và trải nghiệm sống của mỗi cá nhân định hình cách chúng ta nhìn nhận thế giới, cũng như cách chúng ta giao tiếp - cả trong lời nói lẫn chữ viết. Khi chú ý đến những khác biệt này, chúng ta có thể cải thiện hiệu quả tại nơi làm việc, đặc biệt trong các lĩnh vực như đổi mới, sáng tạo, và nhiều lĩnh vực khác.

Đặt ra kỳ vọng rõ ràng

Các nhà lãnh đạo nên đảm bảo rằng tất cả thành viên đều hiểu rõ và đồng thuận về các mục tiêu được giao. Điều này có thể bắt đầu bằng việc xây dựng tầm nhìn chung cho đội nhóm hoặc đơn giản là thảo luận về mục tiêu ngay từ lúc bắt đầu. Các kỳ vọng không chỉ là kết quả cuối cùng mong muốn, mà còn cả những kỳ vọng về tần suất và phương thức giao tiếp.

Khi tất cả mọi người cùng phối hợp và hiểu rõ nhiệm vụ của mình mà không có bất kỳ sự mơ hồ nào, họ sẽ có xu hướng chủ động hơn, sẵn sàng chịu trách nhiệm cho công việc và nỗ lực hơn vì mục tiêu chung của đội nhóm. Việc thiết lập kỳ vọng rõ ràng cũng giúp giảm bớt nhu cầu giám sát chặt chẽ và hạn chế tình trạng quản lý vi mô.

Giải quyết xung đột

Đừng che giấu những bất đồng. Một phần quan trọng của giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc là khả năng giải quyết các vấn đề ngay khi chúng vừa phát sinh. Khi nghi ngờ, hãy suy ngẫm về những nguyên tắc quan trọng này của Dale Carnegie:

#11 - Tôn trọng ý kiến của người khác. Đừng bao giờ nói “Anh/Chị sai rồi”

#18 - Đồng cảm với mong muốn, chia sẻ của người khác.

#29 - Khuyến khích người khác, làm cho họ thấy sai lầm không khó để chỉnh sửa.

Sử dụng công nghệ một cách khôn ngoan

Các đội nhóm hiệu suất cao luôn tận dụng công nghệ để duy trì sự kết nối và hợp tác trôi chảy. Tuy nhiên, công nghệ cũng chỉ là một công cụ trong số rất nhiều công cụ hỗ trợ, chứ không phải là giải pháp phù hợp với tất cả các trường hợp. Việc sử dụng công nghệ đặc biệt quan trọng, nhất là trong quá trình xây dựng các đội nhóm làm việc từ xa - nơi mọi tương tác đều diễn ra qua môi trường số. Khi được áp dụng đúng cách, công nghệ có thể trở thành yếu tố tạo nên bước đột phá mạnh mẽ cho đội nhóm và tổ chức.

Các hệ thống quản lý công việc có thể giúp các thành viên trong nhóm làm việc có tổ chức và rõ ràng, trong khi các nền tảng nhắn tin nhanh hỗ trợ việc trao đổi ý tưởng và cộng tác trở nên linh hoạt, hiệu quả hơn. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải lựa chọn và triển khai công nghệ một cách khôn ngoan. 

Việc sử dụng quá nhiều công cụ công nghệ nhưng lại thiếu hướng dẫn hoặc đào tạo phù hợp có thể khiến nhân viên bị choáng ngợp, tạo ra thêm một rào cản khác làm giảm hiệu suất làm việc, đồng thời trở thành nguồn gia tăng sự căng thẳng trong môi trường làm việc.

Học hỏi và thực hành

Cuối cùng, ai cũng có khả năng trở thành một người giao tiếp tốt, và trách nhiệm của các nhà lãnh đạo, quản lý và ban điều hành là tạo điều kiện để nhân viên được đào tạo và rèn luyện. Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi sự thực hành liên tục, và các cơ hội như các khóa học hay hội thảo trực tuyến có thể giúp thiết lập các thói quen giao tiếp tích cực trong môi trường làm việc, đồng thời tạo nền tảng để mỗi cá nhân trở thành hình mẫu cho người khác noi theo.

Khi đã có được sự giao tiếp hiệu quả, các nhà lãnh đạo có thể tránh rơi vào tình trạng “tự cô lập” và tách rời khỏi những nhân sự tài năng xung quanh mình - nghĩa là các nhà lãnh đạo không phải ''gồng gánh'' mọi thứ một mình, và chỉ riêng điều đó thôi cũng giúp họ thoát khỏi nhiều đêm mất ngủ!

Chương trình Lãnh đạo Tạo Đột Phá (Transformational Leadership) là một trong những chương trình huấn luyện lâu đời và cốt lõi của Dale Carnegie. Chương trình sẽ tập trung khơi dậy tiềm năng trong mỗi học viên, vượt khỏi những giới hạn thông thường, xây dựng bản lĩnh tự tin, năng lực đối nhân xử thế để mở rộng những mối quan hệ có chiều sâu. 

Khi giao tiếp được sử dụng như một công cụ quan trọng để chia sẻ và lan tỏa thông điệp, nâng tầm ảnh hưởng,... thay vì chỉ dừng lại ở việc truyền đạt thông tin, nhà lãnh đạo sẽ truyền cảm hứng tinh thần chủ động đồng hành, chia sẻ trách nhiệm và cùng tạo ra những kết quả đột phá ở đội ngũ cho tổ chức.

Xem ngay chương trình tại: https://dalecarnegie.com.vn/lanh-dao-tao-dot-pha-342543 

Mọi Cá Nhân, Mọi Tổ Chức đều cần Dale Carnegie ít nhất một lần trong đời,

để tạo nên những biến đổi đột phá cho Bản thân, Đội ngũ và Tổ chức!